Weitere Informationen finden sich auf der Konferenz-Homepage.

Sie unterstützen Planung, Portfolio Management und Governance, und bieten umfassende Visualisierungsmöglichkeiten. Damit werden auch neue Zielgruppen angesprochen. Rollenbasierte Dashboards, verbesserte Benutzbarkeit und einfachere Navigationsmöglichkeiten erleichtern auch solchen Nutzern den Zugang, die sich nicht hauptsächlich mit der Enterprise Architecture beschäftigen und nur gelegentlich Informationen benötigen. Cloud-basierte Angebote, Best Practices und vorgefertigte Lösungen, z. B. für den Mittelstand, erleichtern den Einstieg.

Manche der auf dem Markt verfügbaren Tools bringen eine fertige, erprobte Methodik mit. Hierdurch kann man schnell einsteigen und von der Erfahrung des Anbieters profitieren, die in die Methodik eingeflossen ist. Andere Tools wiederum erlauben ein umfangreiches Customizing und ermöglichen es, eine eigene Methodik zu definieren. Insbesondere größere Firmen, die ihre eigenen EAM-Methoden entwickelt haben, dürften diese Art von Tools bevorzugen.

Laut Forrester haben Unternehmen unterschiedliche Einsatzschwerpunkte beim Thema EAM. Bei manchen stehen Business-Fragen im Vordergrund, während andere eher technologiegetrieben an das Thema herangehen. Ebenso fokussieren einige eher auf strategische Fragen, andere auf Projekte. Entsprechend gibt es vier verschiedene “Archetypen”: Der “Business-Strategie”-Archetyp benötigt vor allem Funktionen für die strategische Planung und das Business IT-Alignment, wohingegen etwa ein Tool für den “Technologie-Projekt”-Archetypen vor allem die Auswahl und Verwaltung von Infrastruktur und Anwendungsplattformen unterstützen sollte. Der jeweilige Archetyp bestimmt also, welche Anforderungen für die Auswahl eines EAM-Tools wichtig sind. Andererseits sollte man dabei nicht vergessen, dass sich der Einsatzbereich im Laufe der Zeit durchaus erweitern könnte.

Für die Studie “The Forrester Wave: EA Management Suites, Q 2013″ wurden 10 EAM-Tools bewertet, die neben der reinen Modellierung auch Management, Governance und Analyse und eine größere Zahl von EA-Zielen unterstützen und dabei informative und verständliche Views für EA-Daten bieten. Vertreten sind die Hersteller alfabet, Avolution, BOC, Casewise, EAS, IBM, Mega, OpenText, Software AG und Troux.

Die Studie kann bei einigen dieser Anbieter heruntergeladen werden, z. B. auf der Troux-Website (Registrierung erforderlich).

Das einführende Kapitel beschreibt zunächst die Herkunft und Entwicklung des Themas Business Process Management. Der zur Strukturierung des Buchs verwendete BPM-Lebenszyklus umfasst die folgenden Phasen:

• Process Identification: In dieser vorbereitenden Phase werden die im Unternehmen vorhandenen Prozesse ermittelt und in eine Prozessarchitektur eingeordnet. Die identifizierten Prozesse werden hinsichtlich verschiedener Kriterien, wie ihrer Bedeutung und ihrem Verbesserungsbedarf klassifiziert. Hier können u. a. auch Reifegradmodelle eingesetzt werden. Es soll festgestellt werden, welche Prozesse im Rahmen von BPM-Initiativen vordringlich zu behandeln sind. Zur Strukturierung der Prozessarchitektur wird eine Matrix aus Funktionen und unterschiedlichen Fällen (z. B. Produkttypen, Verkaufskanäle) verwendet. Ein Prozess kann dann ein oder mehrere verbundene Felder der Matrix überspannen. Es werden Richtlinien vorgestellt, die dabei helfen, die Prozesse geeignet zu schneiden.
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• Process Discovery: Als Voraussetzung für Prozesserhebung wird zunächst die BPMN (Business Process Model and Notation) ausführlich vorgestellt. Zur Erhebung der Ist-Prozesse ist ein geeignetes Team aus Prozessanalysten und Fachexperten erforderlich. Informationen über die Prozesse können auf verschiedene Weise gewonnen werden, z. B. durch die Analyse von Dokumenten und Beobachtungen (u. U. auch die automatisierte Auswertung von Daten aus Informationssystemen), aber auch durch Interviews oder Workshops. Anschließend werden die Prozesse modelliert. Schließlich ist die Qualität der erstellten Modelle zu prüfen – nicht nur auf syntaktische und inhaltliche Korrektheit, sondern beispielsweise auch hinsichtlich Verständlichkeit. Ein wichtiges Hilfsmittel stellen Modellierungsrichtlinien und -konventionen dar.
• Process Analysis: Es werden qualitative und quantitative Analyseverfahren vorgestellt. Zu den qualitativen Verfahren gehören die Untersuchung der Wertschöpfung eines Prozesses, Ansätze zur Reduktion von Verschwendung und Ursachen-Wirkungsanalysen. Für die quantitativen Verfahren müssen zunächst geeignete Prozesskennzahlen festgelegt werden. In der Regel beziehen sich diese Kennzahlen auf die Dimensionen Zeit, Kosten, Qualität oder Flexibilität. In einfachen Fällen lassen sich Durchlaufzeiten mit Hilfe von Fluss-Analysen ermitteln. Die Warteschlangentheorie kann genutzt werden um Ressourcenauslastungen ermitteln. Die vorgestellten mathematischen Verfahren stoßen jedoch in den meisten praktischen Fällen an ihre Grenzen. Als Alternative können dynamische Simulationen von Prozessmodellen eingesetzt werden. Um sicherzustellen, dass die verwendeten Simulationsmodelle und -daten die Dynamik des realen Prozess korrekt abbilden, wird die Überprüfung mit Hilfe von Vergangenheitswerten und eine Plausibilitätsprüfung durch Prozessbeteiligte dringend angeraten.
• Process Redesign: Für den Entwurf neuer, verbesserter Prozesse kann man einerseits dem “grünen Wiese”-Ansatz folgen, bei dem ohne Berücksichtigung der Ist-Prozesse völlig neue, ideale Prozesse entworfen werden. Meist erfolgt jedoch eine Betrachtung und Verbesserung der Ist-Prozesse. Für manche Branchen und Anwendungsbereiche existieren Blueprints oder Referenzmodelle, wie z. B. ITIL für das IT-Management. Sie enthalten bewährte Prozesse und Strukturen und können als Ausgangspunkt für die Entwicklung der eigenen Prozesse verwendet werden. Die Autoren stellen zwei sehr unterschiedliche Ansätze für das Process Redesign vor. Der eine basierte auf einer Reihe von Heuristiken zur Verbesserung existierender Prozesse. Der andere Ansatz entwickelt ausgehend von den zu erstellenden Produkten komplett neue Idealprozesse. Es wird eine umfassende Liste von Heuristiken vorgestellt, die sich u. a. auf die Rolle des Kunden, die Prozessabwicklung, die Organisation, die verwendeten Informationen und Technologien beziehen. Beispielsweise kann man die Rolle des Kunden ändern, indem man Kontrollaufgaben an den Kunden überträgt, die Zahl der Kundenkontakte im Prozess reduziert oder die eigenen Prozesse enger mit den Kundenprozessen integriert. Die Anwendung des Heuristik-basierten Ansatzes wird am Fallbeispiel der Patientenaufnahme in einem Krankenhaus demonstriert. Beim Produkt-basierten Ansatz wird zunächst Top-down ein Modell der zu erbringenden Produkte oder Dienstleistungen mit den benötigten Informationen und ihren Abhängigkeiten aufgestellt. Anschließend werden die Prozesse und Prozessschritte festgelegt, die nötig sind um die einzelnen Elemente des Produktmodells zu erstellen.
• Process Implementation: In dieser Phase geht es einerseits um die organisatorische Umsetzung der notwendigen Veränderungen, andererseits um die IT-Untersützung. Das Buch beschränkt sich hier auf die IT-Unterstützung, und zwar ausschließlich auf die Prozessautomatisierung mit Hilfe von Business Process Management-Systemen (BPMS). Es werden die Architektur von BPMS, ihre Vorteile und Herausforderungen bei der Einführung beschrieben. Schließlich wird die Umsetzung eines Prozessmodells in eine ausführbare Prozessdefinition dargestellt.
• Process Monitoring and Controlling: Hierzu findet sich ein Kapitel über “Process Intelligence”, also vor allem die Auswertung von Ereignis-Protokollen aus Process Engines und anderen Informationssystemen zur Ermittlung von Kennzahlen, aber auch zur Überprüfung, ob Compliance-Regeln eingehalten werden – und außerdem zur automatisierten Identifizierung von tatsächlich abgelaufenen Prozessen.

Besonders nützlich für die Vertiefung des Stoffs sind die zahlreichen Beispiele, Kontrollfragen und Übungsaufgaben. Am Ende jedes Kapitels werden Lösungsvorschläge zu den Übungsaufgaben vorgestellt und Hinweise auf weiterführende Literatur gegeben. Zwar deckt das Buch nicht alle Aspekte des Themas Geschäftsprozessmanagement ab, und einige der vorgestellten Analyse-Algorithmen haben für künftige BPM-Spezialisten vielleicht weniger praktische Relevanz. Dennoch kann das Werk uneingeschränkt als aktuelles Lehrbuch empfohlen werden. Insbesondere fortgeschrittene Studierende, z. B. in einem Masterstudium der Informatik oder Wirtschaftsinformatik, dürften davon profitieren.

Dumas, La Rosa, Mendling, Reijers:
Fundamentals of Business Process Management
Springer 2013
Das Buch bei amazon.

Was ist das besondere an diesem Kurs?

• Der didaktische Aufbau führt schrittweise von ganz einfachen Ablaufdiagrammen zu anspruchsvollen Prozessmodellen. Zahlreiche praktische Übungen mit einem führenden Modellierungswerkzeug ermöglichen die direkte Anwendung des behandelten Stoffs.
• Im Anschluss an das Seminar besteht für die Teilnehmer die Möglichkeit, ein Zertifikat zu erlangen, mit dem sie ihre erworbenen Fähigkeiten nachweisen können. Hierzu  muss man eine Reihe von Aufgaben bearbeiten, wie z. B. Fragen zur korrekten Anwendung bestimmter Konstrukte, Auffinden von Fehlern in einem Diagramm und konstruktive Modellierungsaufgaben. Zusätzlich muss ein konkreter Prozess aus dem eigenen Unternehmen oder Umfeld modelliert werden. Damit erwerben die Teilnehmer nicht nur das Zertifikat, sondern sie wenden das Gelernte nach dem Seminar konkret an und vertiefen somit ihre erworbenen Modellierungskenntnisse. Jeder erhält ein individuelles Feedback vom Trainer.
• Da es unterschiedliche Empfehlungen zur “guten” Modellierung mit BPMN gibt, und verschiedene Anwendungsszenarien auch individuelle Stile und Modellierungskonventionen erfordern, fokussiert der Kurs nicht auf einen speziellen Ansatz. Es steht die Beherrschung der Notation selbst im Vordergrund. Dennoch wird eine ganze Reihe von Empfehlungen für bewährte Modellierungsmuster und Best Practices vorgestellt.
• Die Prozessmodellierung steht meist nicht allein. Sie muss vielmehr mit anderen Aspekten verknüpft werden, wie z. B. Organisation und Rollen, Daten und Dokumenten, der Anwendungssystemlandschaft, usw. Daher wird auch vermittelt, wie BPMN-Diagramme sinnvoll in eine umfassende Unternehmensmodellierung eingebettet werden können.
• Prozessmodellierung ist kein Selbstzweck, ihren Nutzen erhält sie durch ihren Einsatz als Werkzeug für das Management und die Weiterentwicklung der Geschäftsprozesse. Es wird daher aufgezeigt, wie die Prozessmodellierung als Teil des Prozessmanagements sinnvoll und zielführend organisiert werden kann.
• Der Fokus des Kurses liegt zwar auf der fachlichen, analytischen Modellierung, doch wird zumindest ein kurzer Überblick über den gesamten Umfang der Notation gegeben, und es werden der Übergang von fachlichen zu ausführbaren Modellen und die anschließende Umsetzung mit Hilfe eines Business Process Management-Systems (BPMS) demonstriert.
• Der Kurs bündelt die Kompetenz in Sachen BPMN, die ich als Trainer bei führenden Unternehmen, durch zahlreiche Fachvorträge und als Autor der ersten deutschsprachigen BPMN-Einführung gewonnen habe, die zwischenzeitlich auch auf Englisch und Koreanisch erschienen ist.

Das Feedback aus den ersten Kursen war durchwegs positiv. In Deutschland wird der BPMN-Expertenkurs zusammen mit der Firma GBTEC durchgeführt. Der erste Kurs, den ich selbst leite, findet am 27. und 28. August 2013 in Bochum statt. Weitere Termine sind in Vorbereitung. Es ist auch möglich, den Kurs als Inhouse-Schulung durchzuführen.

Weitere Informationen und eine Anmeldeformular finden sich hier.

Zunehmend werden auch die Gestaltung der Customer Experience und der Geschäftsprozesse von einheitlichen Plattformen unterstützt. Natürlich darf im Angebotsportfolio auch die Integration der Trendthemen aus den den vergangenen Jahren nicht fehlen, wie mobile Anwendungen, soziale Technologien, Big Data und Cloud Computing. Immerhin möchte fast die Hälfte aller befragten Anwenderfirmen Cloud-Angebote als Ersatz oder zur Ergänzung ihrer BPM-Systeme nutzen.

Viele BPMS-Anwender kämpfen mit dem Problem, dass es ihnen bisher nicht gelang, den Einsatz der BPM-Plattformen von Einzelprojekten zum unternehmensweiten Programm zu erweitern und damit erst richtig strategischen Nutzen zu erzeugen. Daher bieten die BPMS-Hersteller zunehmend integrierte Tools und Mehoden zur Unterstützung der BPM-Projekt- und -Programm-Entwicklung. BPMS werden auf diese Weise auch zu Werkzeugen für Business Architekten, die damit Ende-zu-Ende-Prozesse auf strategischer Ebene gestalten und so auch direkt die Grundlage für eine nahtlose Umsetzung schaffen.

Auf den vorderen Plätzen in der Forrester-Bewertung liegen wieder die üblichen Verdächtigen: Appian, IBM und Pegasystems. IBM wird vor allem dafür gelobt, mittlerweile eine sehr durchgängige Lösung geschaffen zu haben, nachdem das BPM-Angebot dieser Firma noch vor gar nicht langer Zeit sehr viele heterogene Systeme aus verschiedenen Unternehmensübernahmen umfasst hat.

Die Studie “The Forrester Wave: BPM Suites, Q1 2013″ kann auf der Website von Pegasystems heruntergeladen werden (Registrierung erforderlich).

Insbesondere im Pharma-Bereich spielen formale Validierungsdokumentationen eine große Rolle. Diese wird zu 90% prozessorientiert erstellt. Dabei steigt die Zufriedenheit mit dem dem IT-Lebenszyklusmanagement mit der Prozessorientierung der Validierungsdokumentation. Eine enge Verknüpfung von operativen IT-Systemen und Prozessmodellen findet nur in 30% der Unternehmen statt und nur 17% nutzen bislang Business Process Management-Systeme (BPMS) zur Prozessausführung.

Weitere Informationen und Möglichkeit zur Anforderung der Studie

Nützlich sind vor allem die sehr zahlreichen Beispiel-Modelle, die die richtige Anwendung der BPMN-Elemente anschaulich demonstrieren. Die Autoren konzentrieren sich auf die Vermittlung des BPMN-Standards und geben lediglich ab und an einige Hinweise auf Modellierungskonventionen. Sie verzichten aber darauf, dem Leser einen eigenen Modellierungsstil als Best Practice für “gute” Prozessmodelle vorzugeben. Das Buch beginnt mit einer kurzen Einführung in das Thema Prozessmanagement und die Nutzenpotenziale von BPMN. Die Notation selbst wird anhand eines einfachen Beispielmodells eingeführt. Die Ablauflogik wird mit Hilfe des bewährten Markenkonzepts erläutert, bei dem man gedachte Marken entlang der modellierten Sequenzflüsse fließen lässt.

Systematisch werden sodann nacheinander Aktivitäten, Gateways, Ereignisse sowie Artefakte und Datenobjeke in eigenen Kapiteln besprochen. Den neuen Diagrammtypen der BPMN 2.0, Choreographie- und Konversationsdiagrammen, ist ein eigenes Kapitel gewidmet. Die Erläuterungen zu den vorgestellten BPMN-Elementen sind sehr ausführlich und fundiert.

Ein Nachteil der gewählten Gliederung besteht darin, dass einige fortgeschrittene Konzepte, wie z. B. Transaktionen und Kompensationen oder Ereignisunterprozesse, schon sehr früh besprochen werden und Vorgriffe erforderlich sind, unter anderem auf die erst später in einem eigenen Kapitel diskutierten Ereignisse mit ihren verschiedenen Typen. Für einen kompletten BPMN-Neuling dürfte dies an einigen Stellen nicht ganz einfach sein. Wer sich hingegen schon mit der Notation befasst hat und gezielt genaue Erläuterungen zu einem Thema sucht, wird schnell fündig.

Für Einsteiger dürften aber insbesondere die über hundert Kontrollfragen und Antworten sowie 24 Modellierungsaufgaben mit steigendem Schwierigkeitsgrad und Umfang interessant sein. Auch hierfür sind Musterlösungen enthalten. Wer diese Fragen und Aufgaben durcharbeitet, gewinnt ein fundiertes Verständnis des Modellierungsstandards.

Göpfert, J.; Lindenbach, H.:
Geschäftsprozessmodellierung mit BPMN 2.0.
Business Process Model and Notation.
Oldenbourg 2013.
Das Buch bei amazon.

Dieses Modell wurde vor einigen Jahren aus der Praxis namhafter Unternehmen erarbeitet. Es bietet Organisationen die Möglichkeit, sich anhand eines umfassenden Kriterienkatalogs in neun Dimensionen selbst zu bewerten. Hierbei geht es nicht um einzelne Prozessmanagement-Projekte, sondern um einen umfassenden Ansatz, der die unternehmensweite Verankerung und die gelebte Umsetzung des Prozessmanagement-Gedankens bewertet. Die Tool-gestützte Auswertung ermöglicht eine umfassende Analyse und bietet die Grundlage zur Entwicklung konkreter Handlungsoptionen. Das Modell wird ständig weiterentwickelt.

Neben dem Self-Assessment besteht auch die Möglichkeit, sich seinen Reifegrad von zertifizierten EDEN-Gutachtern bestätigen zu lassen. Genau solch ein Gutachter-Assessment wird bei den Finalisten des EDEN-Awards vor Ort im Unternehmen durchgeführt. Wer bei diesem Award gewinnt, darf also zurecht stolz auf seine Prozessmanagement-Umsetzung sein. Ein angenehmer Nebeneffekt für die Finalisten besteht darin, dass für sie das sonst nicht ganz billige Gutachten kostenfrei ist.

Die Auszeichnung wird in drei Kategorien für Unternehmen unterschiedlicher Größe vergeben. Bewerbungen für den Award, der im November in Köln verliehen wird, sind bis zum 15. Juni möglich. Weitere Informationen finden sich auf der Website des BPM Maturity Model eden e.V.

So erläutert Claudia Reuter vom Schweizer Bundesamt für Umwelt den Weg vom strategischen zum operativen Prozessmanagement in der öffentlichen Verwaltung. Erich Albrechtowitz vom österreichischen Bundesministerium für Finanzen gibt einen Überblick über den State of the Art des Prozessmanagements in der österreichischen Verwaltung.

Thomas Lodzinksi vom deutschen Bundesverwaltungsamt stellt ein prozessorientiertes Vorgehensmodell zur Kooperation von IT-Dienstleistern vor. Weitere Themen des ersten Tages sind u. a. Prozessbibliotheken, Prozessanalysen, Referenzmodelle, und BPM in der Europäischen Kommission. Am zweiten Tag stehen u. a. BPM-Reifegradmodelle, Prozessmodellierung, BPM-Organisationshandbücher, Wissensmanagement und agiles Prozessmanagement auf dem Programm.

Weitere Informationen und Anmeldung:

• Wissenschaftliche Konferenz
• Anwendertag

Als Modellierungswerkzeug kam der Xpert.ivy Modeller zum Einsatz. Dabei handelt es sich um eine ziemlich leistungsfähige Modellierungssuite, die u. a. eine Integration von BPMN-Modellen mit Organigrammen, IT-Bebauungsplänen usw. ermöglicht und die Veröffentlichung der gesamten Modell-Landschaft in dem sehr mächtigen Prozessportal Xpert.ivy Publish erlaubt. Die Einarbeitung in das Tool ging recht flott vonstatten.

Die Verknüpfung der BPMN mit anderen Modellen im Rahmen der Unternehmensmodellierung, die in der Praxis vieler Unternehmen eine große Rolle spielt, war ebenfalls Thema des ersten Tages. Schließlich genügt es meist nicht, nur die Abläufe zu modellieren. Für ein unternehmensweites Prozessmanagement ist es außerdem erforderlich, die Prozesse in eine übergreifende Prozesslandkarte einzuordnen. Weiterhin kanne es z. B. wichtig sein, welche Organisationseinheit an welchen Prozessen beteiligt sind, oder welche Anwendungssysteme betroffen sind, wenn ein Prozess geändert wird. Für das Risikomanagement müssen Risiken und Kontrollen mit den Prozessen verbunden werden. Es gibt eine Reihe von Möglichkeiten, derartige Informationen mit BPMN-Modellen zu verbinden und eine umfassende Modellierung zu ermöglichen.

Schwerpunkt des zweiten Tages war die erweiterte BPMN-Palette zur analytischen Modellierung. Die Praxisbeispiele hierzu brachten die Teilnehmer gelegentlich ins Schwitzen, doch meisterten sie die Aufgabenstellungen recht erfolgreich. Schließlich warfen wir noch einen kurzen Blick auf die noch fehlenden, eher speziellen BPMN-Elemente des kompletten BPMN-Sprachumfangs, u. a. auch auf Konversations- und Choreographiediagramme. Auch wenn die fachliche Modellierung im Vordergrund der zwei Tage stand, diskutierten wir den Übergang zur Prozessausführung an einem kleinen Beispielprozess, der dann auch live ausgeführt wurde.

Für den Praxiseinsatz der BPMN genügt es nicht, die Notation zu beherrschen – es kommt auch auf die richtige Anwendung an. Da die Anforderungen bei den einzelnen Unternehmen ganz unterschiedlich sind, wurden in dem Kurs keine vorgefertigen Modellierungskonventionen präsentiert. Stattdessen erarbeiteten wir, was es bei der Entwicklung eigener Konventionen zu beachten gibt. Hierzu hatten wir eine Reihe von Empfehlungen und Best Practice-Beispielen vorbereitet. In der Schweiz spielen die eCH-Standards eine große Rolle, die auch Vorgaben und Empfehlungen für die BPMN-Modellierung enthalten. Bei den Kursen in der Schweiz stellen wir diese ebenfalls dar.

Für die Teilnehmer besteht nun die Möglichkeit, ein Zertifikat zu erwerben. Hierzu erhielten sie eine Reihe von – durchaus anspruchsvollen – Fragen und Aufgaben, die sie in den nächsten Wochen bearbeiten können. Die meisten Teilnehmer kündigten an, sich zertifizieren zu lassen. Ich bin gespannt, wie sie sich schlagen und wünsche ihnen viel Erfolg.

Nach dem erfolgreichen Start in der Schweiz, wo bereits eine Reihe weiterer Termine geplant sind, werden wir den Kurs im Laufe des Jahres auch in Deutschland anbieten. Wer Interesse hat, kann sich bereits vormerken lassen. Natürlich kann der Kurs auch als Inhouse-Veranstaltung geplant werden, z. B. auch mit einem bereits vorhandenen Modellierungstool.