Mit der Verbreitung von BPM- und Lean-Ansätzen in der Automobilindustrie befasst sich eine Umfrage, die im Rahmen einer Projektarbeit der FH Köln in Zusammenarbeit mit ICP Prof. Mayr durchgeführt wurde. Gefragt wurde zunächst nach dem Einsatz von BPM in verschiedenen Bereichen. Kleine Unternehmen gaben als Haupteinsatzbereiche vor allem „Strategie“ und „Vertrieb/Marketing“ an. Bei großen Unternehmen bilden Produktion und Innovation die Schwerpunkte. In den Supportbereichen kommen BPM-Methoden hauptsächlich im Controlling und im Finanzwesen zum Einsatz, bei großen Unternehmen auch in der IT.
Zur Dokumentation werden ganz überwiegend „Flusspläne“ eingesetzt, gefolgt von ereignisgesteuerten Prozessketten, und nur in ganz geringem Maße „höhere Beschreibungswerkzeuge“. Hier ist die Abgrenzung nicht ganz eindeutig, denn auch EPKs können ja mit höheren Beschreibungswerkzeugen genutzt werden. Als verwendeter Detaillierungsgrad wird von etwa der Hälfte der Unternehmen „mittelfein, mit Einzeldokumenten“ angegeben. Bei allen antwortenden Unternehmen sind für mehr als die Hälfte der Prozesse Prozessverantwortliche definiert.
Interessanterweise ist die Zahl der Firmen, die in vielen Bereichen rein prozessorientiert arbeiten und ihre Aufbauorganisation am Prozess ausgerichtet haben, bei kleinen Firmen deutlich höher als bei großen Firmen. Die Autoren ziehen daraus den Schluss, dass entgegen der landläufigen Vermutung der BPM-Gedanke vor allem in kleinen Unternehmen angekommen ist und diese somit eigentlich eien Vorreiter-Rolle einnehmen, auch wenn große Firmen naturgemäß in absoluten Zahlen mehr Geld für BPM ausgeben. Interessanter als die absoluten Werte wäre hier die Frage nach dem Investitionsvolumen im Verhältnis zum Unternehmensumsatz gewesen.
Alle antwortenden Firmen gehen davon aus, mit Hilfe von BPM deutliche Einsparpotenziale erzielen zu können. Als besonders wirksam werden hier organisatorische Maßnahmen genannt, wie der Wegfall von überflüssigen Prozessschritten, und die höhere Transparenz. Nur große Firmen sehen auch im IT-Bereich ein hohes Potenzial. Automatisierung mit Hilfe von Workflow-Systemen steht jedoch nirgendwo an vorderster Stelle.
Leider war die Rücklaufquote der Befragung recht gering, so dass sich die Ergebnisse nicht unbedingt verallgemeinern lassen. Zudem wurde den Umfrageteilnehmern bei vielen Fragen ein recht hoher Interpretationsspielraum offen gelassen. Trotzdem bietet die Studie einige Beobachtungen, die als Ausgangspunkt für detailliertere Untersuchungen dienen könnten. Die Auswertung der Ergebnisse kann mit diesem Formular angefordert werden.
Die Frage ist, wie intensiv die Umsetzung des „BPM-Gedanken“ in kleinen Unternehmen tatsächlich ist?
Es mag stimmen, dass prozessorientiert gedacht und gearbeitet wird. Nach unserer Erfahrung als Berater sind bei vielen mittelständischen Unternehmen bestehen in vielen Unternehmen aber noch Defizite bei der (schriftlichen) Dokumentation von Ist- und Sollprozessen. Das führt regelmäßig dazu, dass wir Kosteneinsparpotenziale aufzeigen können, wenn wir (nach Dokumentation) gemeinsam mit dem Kunden feststellen, wie man die Arbeitsabläufe noch weiter verbessern kann.