Normalerweise ist es schon recht aufwändig, bis man auf einem Business Process Management-System (BPMS) einen neuen Prozess mit allen Regeln, Daten und Benutzerdialogen zum Laufen gebracht hat. Mit dem kürzlich veröffentlichte Cloud-basierten BPMS „Effektif“ soll das anders werden. Ohne technische Kenntnisse soll praktisch jedermann in der Lage sein, binnen kürzester Zeit seinen ersten Ablauf durchzuführen.
Anders als sonst üblich, ist es nämlich nicht unbedingt erforderlich, zunächst ein Prozessmodell zu erstellen. Stattdessen kann man einfach für die zu bearbeitende Aufgabe einen Task erstellen und diesen nach Erledigung abhaken. Dabei können auch Kollegen einbezogen werden. Man unterteilt die Aufgabe in mehrere Unter-Tasks und weist diese anderen Mitarbeitern zu. Jeder Task kann mit Beschreibungen, Dokumenten und Internet-Links versehen werden. Zudem können die Beteiligten Kommentare hinzufügen und über die Aufgabe diskutieren. Außerdem können jederzeit weitere Unter-Tasks hinzugefügt werden.
Prozess-Schablonen machen Tasks wiederverwendbar
Auf den ersten Blick unterscheidet sich Effektif kaum von einer elektronischen To-Do-Liste. Auch damit kann man die Abwicklung einfacher Prozesse unterstützen. Tatsächlich kann Effektif aber viel mehr. Soll ein bestimmter Ablauf öfter in der gleichen Weise ablaufen, definiert man eine Prozess-Schablone. Sie besteht ebenfalls aus Tasks und Unter-Tasks, die unterschiedlichen Mitarbeitern zugeordnet werden können. Allerdings kann man den so definierten Ablauf beliebig oft starten. Zudem kann man für jeden Task auch einfache Dialoge mit Textfeldern, Dropdown-Listen etc. definieren. Um in späteren Tasks auf die Eingaben zugreifen zu können, fügt man in deren Dialoge einfach die schon angelegten Felder ein. Neben Benutzer-Tasks gibt es auch Skript-Tasks. Darin kann man Anwendungslogik in JavaScript programmieren, wobei man in den Skripten ebenfalls auf die in den Dialogen eingegebenen Daten zugreifen kann.
Nun kann man mit einer einfachen Task-Liste keine komplexeren Abläufe mit Verzweigungen und Schleifen darstellen. Falls man das benötigt, kann man die Tasks in Form eines BPMN-Diagramms darstellen lassen. Hier kann man die einzelnen Schritte durch Sequenzflüsse verbinden und verzweigende Gateways einfügen. Bei einem verzweigenden Gateway wird in dem Dialog des vorangehenden Tasks für jeden möglichen Ausgang eine Schaltfläche eingefügt. Damit kann der Benutzer entscheiden, welchem der alternativen Ausgänge gefolgt wird. Bei der Ausführung der Prozesse ist es auch jederzeit möglich, ad hoc weitere Tasks hinzuzufügen.
Bedienkonzept: Nur soviel Komplexität wie gerade benötigt
Das Konzept hat den Charme, dass der Einstieg tatsächlich sehr einfach ist. Die Benutzungsoberfläche lässt sich recht schnell bedienen. Insbesondere lassen sich einfache Aufgabenstellungen ohne großen Aufwand lösen. Komplexere Mittel wie eingebettes JavaScript oder BPMN-Modelle braucht man erst dann zu verwenden, wenn es wirklich einen Bedarf dafür gibt.
Freilich ist der Funktionsumfang momentan noch recht beschränkt. So wird z. B. nur ein ganz kleiner Ausschnitt des BPMN-Sprachumfangs unterstützt. Auch müssen Tasks immer direkt einzelnen Benutzern zugeordnet werden, da noch kein Rollenkonzept vorhanden ist. Und die Benutzer-Dialoge müssen mit sehr wenigen unterschiedlichen Interaktionselementen auskommen. So etwas wie eine Liste oder eine Tabelle ist beispielsweise nicht verfügbar.
Aber Effektif steht noch ganz am Anfang, und die Entwickler planen eine vollwertiges BPMS für den Unternehmenseinsatz. Dazu gehören dann unter anderem auch zahlreiche Möglichkeiten zur Integration von Drittsystemen, die Anbindung von Directory Servern zur Realisierung eines Single Sign-On, sowie Administrations- und Analysefunktionen. Dabei soll Effektif weniger in Konkurrenz zu den großen BPMS-Systemen treten, wo es etwa um die hochperformante Abwicklung von Millionen von Transaktionen geht. Es soll eher auf Abteilungs- und Team-Ebene eingesetzt werden, um die vielen administrativen Prozesse besser zu unterstützen, die heute oft weitgehend manuell und mit viel E-Mail-Einsatz durchgeführt, und mit Hilfe von Excel-Listen mehr schlecht als recht gesteuert werden.
Kostenlose Einstiegsversion für bis zu fünf Benutzer
Man darf gespannt sein, ob es Effektif gelingt, die Einfachheit der Bedienung aufrechtzuerhalten, wenn die Mächtigkeit der Funktionen deutlich ansteigt. Häufig führt dies mehr oder weniger zwangsläufig zu einer deutlich komplexeren Bedienung.
Der führende Kopf bei Effektif ist Tom Baeyens, der bereits die Entwicklung der BPM-Engine jBPM von JBoss und das Open Source-Projekt Activiti geleitet hat. Bei Effektif handelt es sich jedoch um eine komplette Neuentwicklung. Mit im Boot als Partner und Investor ist der Berliner Modellierungstoolhersteller Signavio.
Für die Nutzung von Effektif soll es drei Stufen geben: Die reine Kollaboration mit Hilfe von gemeinsam genutzten Task-Listen wird kostenlos angeboten. Der Workflow, bei dem auch Google Drive und andere externe Cloud-Dienste eingebunden werden können, soll für bis zu fünf Benutzer ebenfalls kostenlos sein. Erst für größere Teams fallen Gebühren an. Die dritte Stufe wird schließlich die Integration beliebiger Anwendungen und ein Single Sign-On ermöglichen, sowie Analyse-Funktionen für ein Prozess-Controlling enthalten.
Wer das System einmal ausprobieren, will kann sich unter www.effektif.com registrieren und sofort loslegen.