Probleme in Modellen visualisieren

10. Juni 2008

Probleme in Modellen visualisierenProzesse modellieren ist eine Sache, Prozesse analysieren und verbessern eine andere. Wie hilft einem ein Modell dabei, Probleme und Verbesserungspotenziale zu finden? Es gibt natürlich eine Reihe von Analyse-Verfahren auf Basis von Prozessmodellen, wie z. B. die Analyse auf Organisations- und Systembrüche, die Auswertung hinterlegter Kennzahlen, Simulation, Prozesskostenrechnung usw. Daneben eignen sich Prozessmodelle aber auch hervorragend als Kommunikationsgrundlage um Schwachstellen und Änderungsvorschläge im Rahmen eines Workshops mit den Prozessbeteiligten zu erarbeiten.

Die kalifornische Beraterin und Hochschuldozentin Shelley Sweet erläutert in dem Artikel Taking the Process Map to the Next Level, wie sie hierbei vorgeht. Der Ist-Prozess wird von den Teilnehmern mit Hilfe von Haftnotizen auf einem großen Packpapier modelliert. Durch die hierzu erforderlichen Diskussionen und die Einigung auf eine einzige Darstellung gewinnen alle Beteiligten bereits ein gemeinsames Verständnis vom Gesamtprozess.

Anschließend wird das Modell genutzt, um verschiedene Aspekte darzustellen:

  • Jeder Teilnehmer darf fünf grüne Punkte mit traurigen Gesichtern auf die Stellen des Prozessmodells kleben, an denen es seiner Erfahrung nach Probleme gibt. Insbesondere dort, wo sich ganz viele traurige Gesichter treffen, herrscht offensichtlich akuter Verbesserungsbedarf. Anschließend werden die einzelnen Problemfelder diskutiert und dabei entstehende erste Lösungsideen mitnotiert.
  • Anschließend dürfen rote Punkte dort hingeklebt werden, wo die Prozessbeteiligten die größten zeitlichen Verzögerungen wahrnehmen. Auch dies dient wiederum als Diskussionsgrundlage über die Verzögerungsgründe.
  • Orangene Haftnotizen werden verwendet um Qualitätsprobleme hervorzuheben.
  • Weitere Angaben, die dem Modell hinzugefügt werden, sind etwa die Markierung der tatsächlich wertschöpfende Aktivitäten sowie Punkte im Ablauf, an denen Daten erhoben werden sollten.

Die Vorgehensweise muss natürlich nicht exakt so übernommen werden. Prinzipiell ist es aber ein interessanter Ansatz wie man Prozessmodelle im Team entwickeln und bewerten kann. Vielerorts wäre es wünschenswert, Prozesse weniger am grünen Tisch zu modellieren und zu analysieren, sondern dies von den Prozessbeteiligten durchführen zu lassen. Schließlich ist es ihr Prozess – sie sind es, die den Prozess leben sollen.

Kategorie: BPM, Modellierung Ein Kommentar »

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Eine Reaktion zu “Probleme in Modellen visualisieren”

  1. Alexander Greisle

    Ich arbeiten schon lange mit Haftnotizen für die Prozeßanalyse. Der Effekt ist immer der gleiche, positive: Man steht gemeinsam vor einer Pinwand oder einem Whiteboard (selbst zusammengeschobene Tische eignen sich gut) und diskutiert, klebt um, macht neu. Ein schöner Dialog, viel besser als trockene Diagramme.

    Dabei kann man mit verschiedenen Farben spielen (zum Beispiel für die optimierte Variante eine eigene Farbe, wobei die ursprügliche hängen bleibt), sich sogar eine eigene kleine Modellierungsmethodk ausdenken. Das schöne dabei: Das lässt sich fast ad-hoc, je nach Aufgabenstellung variieren. Es gibt übrigends auch verschiedene Smilies oder Daumen als Haftnotizen. Damit lässt es sich noch schöner visualisieren als mit farbigen Punkten.