Nach den Titeln BPM Basics for Dummies und SOA Adoption for Dummies ist nun als weiteres E-Book in der von der Software AG gesponsorten Reihe der Titel „Process Intelligence for Dummies“ erschienen. Es kann hier heruntergeladen werden. Ein Großteil des Wissens und die Tools zu diesem Thema (ARIS Process Performance Management) sind mit der Übernahme der IDS Scheer in das Unternehmen gekommen. Das Autorenteam umfasst drei bisherige IDS- und zwei Software AG-Manager. Es repräsentiert somit die laufenden Post Merger-Integrationsaktivitäten, in deren Rahmen Tools und Konzepte der beiden Firmen in einen durchgängigen BPM-Ansatz integriert werden.
„Process Intelligence“ wird als Fähigkeit verstanden, die Geschäftsprozesse zu verstehen und sie effektiv zu nutzen. Der Ansatz soll jedem zu besseren Entscheidungen verhelfen, der mit Prozessen zu tun hat – vom Management über Prozessverantwortliche bis hin zu den beteiligten Mitarbeitern. Als Frühindikatoren spielen Prozesskennzahlen eine zunehmend wichtige Rolle für die Unternehmenssteuerung. Wichtig sind hierbei die Verbindung zur Unternehmensstrategie sowie die Messung in Echtzeit, die schnelle Reaktionen ermöglicht.
Auf strategischer Ebene werden aggregierte Prozesskennzahlen mit Hilfe von Dashboards dargestellt. Auf taktischer Ebene dient Process Intelligence den Prozessverantwortlichen dazu, Prozesse von Anfang bis Ende hinsichtlich Mengen, Zeiten, Kosten, Qualität und Risiken zu überwachen. Auf operativer Ebene lässt sich darstellen, wie gut die gerade laufenden Prozesse arbeiten und welche Probleme welche Reaktionen erfordern.
Bis zu einzelnen Prozessinstanzen navigieren
Prozesskennzahlen können zum einen die externe Sicht auf die Prozesse repräsentieren. Die Kunden interessieren beispielsweise Lieferzeiten, Qualität und Service Levels. Für die interne Sicht andererseits sind z. B. Mengen, Kosten und Ressourcenauslastungen von Bedeutung. Process Intelligence-Systeme ermöglichen die automatische Identifikation und Visualisierung von Prozessen sowie aggregierte Darstellungen mit der Möglichkeit, per Drill Down auf einzelne Prozesse und Organisationsstrukturen die Ursache für Abweichungen zu ermitteln. Es lässt sich bis zu einzelnen Prozessinstanzen navigieren.
Die Analyse von Interaktionen zwischen beteiligten Organisationen und Mitarbeitern kann helfen, die Ursache von Problemen zu finden. So können lange Durchlaufzeiten etwa damit zusammenhängen dass in manchen Prozessen sehr viel Informationsaustausch stattfindet. Dann kann man nachprüfen, warum in manchen Fällen so viele Fragen oder Unklarheiten auftreten.
Process Intelligence Systeme werden als integrierte Komponenten einer SOA/BPM-Architektur implementiert. Zunächst werden die zu analysierenden Daten erhoben, entweder als historische Daten aus ERP- und anderen Systemen oder durch kontinuierliche Erhebung relevanter Ereignisse in Echtzeit. Für die Verarbeitung dieser Daten stehen vielfältige Funktionen zur Verfügung, z. B. interaktive Analysen, Alarmfunktionen, Simulationen und Vorhersagen. So können etwa mit Hilfe von statistischen Verfahren typische Konstellationen von Einflussfaktoren identifiziert werden, bei denen bestimmte Probleme auftreten. Dann kann künftig beim Auftreten vergleichbarer Konstellationen frühzeitig gewarnt werden.
Das empfohlene Vorgehen zum Aufbau eines Process Intelligence-Systems beginnt mit der Auswahl der Prozesse, der kritischen Einflussfaktoren und Kennzahlen. Im zweiten Schritt werden die benötigten Daten zur Ermittlung der Kennzahlen sowie benötigte Analysen, Auswertungen etc. festgelegt. Außerdem muss definiert werden, wie die einzelnen Kennzahlen aus den an verschiedenen Prozess-Messpunkten erhobenen Daten errechnet werden. Implementiert wird das Ganze in Form einer SOA-basierten Process Intelligence-Platttform. Zu Beginn werden vorliegende historische Daten aus den angeschlossenen Systemen extrahiert, anschließend beginnen die kontinuierliche Messung, die Anwendung der gewonnenen Erkenntnisse in den Prozessen und die ständige Weiterentwicklung.
Best Practices und Stolperfallen
Die beschriebenen Prinzipien werden anhand der Verkaufsprozesse eines fiktiven Autoherstellers illustriert. Den letzten Teil des Buches nehmen drei Zehn-Punkte-Listen ein. Die erste Liste enthält zehn typische Anwendungsszenarien in verschiedenen Prozessen (z. B. Auftragsanbahnung, Beschaffung, Auftragsbearbeitung) und Branchen (z. B. Banken und Versicherungen). Die zweite Liste umfasst zehn Best Practice-Empfehlungen. Beispielsweise empfehlen die Autoren, darauf zu achten, dass tatsächlich ein Mehrwert geschaffen wird. Kennzahlen nützen nur dann etwas, wenn sie tatsächlich zu Änderungen und Maßnahmen führen, mit denen die Unternehmensziele besser erreicht werden. Wer Process Intelligence einsetzt, sollte von Anfang an alle Stakeholder einbeziehen und die Kennzahlen und Auswertungen allen Mitarbeitern in geeigneter Weise zur Verfügung stellen. Bevor man Prozesse verbessert, sollte man die Kennzahlen in der gegenwärtigen Situation messen. Einerseits hilft dies dabei, Verbesserungspotenziale zu identifizieren, andererseits kann man später die erreichten Verbesserungen nachweisen.
Typische Stolperfallen nennt die dritte Liste. Hierzu gehört beispielsweise die Erhebung zu vieler Kennzahlen. Meist ist nur ein kleiner Teil tatsächlich hilfreich. Eine schlechte Qualität der Ausgangsdaten führt zu fehlerhaften Messungen. Und: Wie bei so vielen anderen Themen ist der Misserfolg vorprogrammiert, wenn man das Thema Process Intelligence als reines IT-Projekt aufzieht.
Leider sind die zahlreichen Abbildungen mit Dashboards, Modellen usw. nur schwarzweiß. Gerade Dashboard-Darstellungen, in denen z. B. Ampelfarben verwendet werden, wären in Farbe noch wesentlich aussagekräftiger. Zumindest in der elektronischen Version wäre dies nicht schwierig zu realisieren gewesen.
Das Buch beschreibt zwar nicht die konkreten Produkte der Software AG, doch entsprechen die Konzeption sowie die beschriebenen Funktionalitäten sehr stark dem Software AG-Toolportfolio. Wer sich umfassend mit dem Thema auseinandersetzen möchte, muss noch weitere Quellen zu Rate ziehen, um auch die Philosophien und Konzepte anderer auf dem Markt angebotenen Lösungen kennen zu lernen. Andererseits gibt es bislang nicht viele unabhängige Veröffentlichungen zu diesem Thema. Das Buch schließt somit eine Lücke und kann trotz seiner Herstellernähe auf jeden Fall empfohlen werden.