Hilfsmittel zur Auswahl eines BPMS

16. August 2012

Wie läuft die typische Auswahl eines Business Process Management-Systems (BPMS) ab? Zunächst trifft man meist eine Vorauswahl aufgrund eines Kriterienkataloges. Die Anbieter, die die Kriterien am besten erfüllen, lädt man zu einer Präsentation ihres Systems ein. Bevor man sich endgültig für ein System entscheidet, spricht man mit ein oder mehreren Referenzkunden über ihre Erfahrungen. Der BPMS-Hersteller Bonita bietet hierfür eine sehr schöne Liste zum Download an (Registrierung erforderlich). Sie enthält einen umfangreichen Kriterienkatalog für die Ausschreibung sowie Fragen an den Hersteller und an Referenzkunden. Der Kriterienkatalog ist dabei nicht als typische Liste zum Abhaken gestaltet. Stattdessen wird für jede Anforderung um eine kurze Beschreibung gebeten, wie sie in dem System umgesetzt ist.

Als Hersteller ist Bonita natürlich nicht neutral, doch scheint die Liste nicht speziell auf die Vorzüge von Bonita abgestimmt zu sein. Zudem muss man den Katalog ja nicht unverändert übernehmen. Eine nützliche Grundlage stellt er aber allemal dar.

Vor der endgültigen Entscheidung für ein System würde ich im Übrigen auf alle Fälle noch ein paar Manntage investieren und gemeinsam mit Experten des Herstellers einen ersten Prozess umsetzen. Die konkrete Erfahrungen mit dem System können durch keine noch so ausführlichen Beschreibungen und Diskussionen ersetzt werden. Sind die Erfahrungen positiv, so können die erarbeiteten Ergebnisse direkt weiterverwendet werden. Stellt sich dagegen heraus, dass das System doch nicht geeignet ist, ist man vor einer teuren Fehlentscheidung bewahrt worden.

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