BPM

Agile Prozessgestaltung wie im Film

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„Scribble“ bedeutet wörtlich kritzeln. Beispielsweise bezeichnet man damit in der Werbebranche eine grobe Entwurfsskizze. Die Scribble-Methode zur agilen Prozessgestaltung arbeitet ebenfalls mit groben Skizzen zur Visualisierung von Prozessen. Die Vorgehensweise ist ähnlich wie die Gestaltung eines Films oder eines Theaterstücks. So werden beispielsweise Drehbücher und Storieboards erstellt, um die Prozesse einfach und intuitiv zu dokumentieren.

Typische Einsatzszenarien sind die schnelle Etablierung agiler Ablauforganisationen, die Einführung von Prozessen in traditionellen Organisationen und die Schaffung von Akzeptanz für Prozesse.

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Bewährte Grundlagen und aktuelle Entwicklungen im Standardwerk zum Prozessmanagement

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Sieben Jahre ist es her, seit die letzte Auflage des bekannten Standardwerks von Schmelzer und Sesselmann erschienen ist. In diesen sieben Jahren hat sich viel im Umfeld des Geschäftsprozessmanagements getan. Und so finden sich in dem Buch neben altbekannten Grundlagen auch zahlreiche neue und aktualisierte Inhalte, unter anderem zu den Themen Agilität, Digitalisierung, Governance, Führung und Kultur, Wissensmanagement und Strategie. Alleine der Umfang macht deutlich, wie viel neuer Inhalt dazu gekommen ist: Er stieg von 740 auf 940 Seiten.

Es dürfte kaum einen nennenswerten Ansatz im Umfeld des Prozessmanagements geben, der in diesem Werk nicht besprochen wird. Besonders positiv ist, dass die verschiedenen Konzepte nicht nur beschrieben, sondern auch in den Kontext eines ganzheitlichen Prozessmanagements gestellt und bewertet werden.

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APQC-Umfrage: Kosten, Effizienz und Qualität immer noch Hauptfokus

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Das APQC (American Productivity and Quality Center) wollte wissen, welche Prioritäten und Herausforderungen im Bereich Prozess- und Performance-Management auf der Agenda stehen. Dabei zeigte sich: Das Thema Geschäftsprozessmanagement steht bei den insgesamt 163 Teilnehmern dieses Jahr ganz oben – vor kontinuierlicher Verbesserung, Daten und Analysen, Messungen und strategischer Planung.

Zu den wichtigsten Herausforderungen im Geschäftsprozessmanagement zählen die Teilnehmer die Abbildung von Ende-zu-Ende-Prozessen, den Aufbau einer Process-Governance-Struktur, die Unterstützung durch das Top-Management, die Strategieausrichtung und den Wechsel von einer funktions- zu einer prozessorientierten Kultur. Dies sind alles sehr klassische Themen des Prozessmanagements, die sicher nach wie vor sehr wichtig sind. Trotzdem verwundert es ein wenig, dass keine Innovationsthemen auf der Agenda stehen. Die eher nach innen und auf die Optimierung bestehender Prozesse gerichtete Sicht wird auch deutlich, wenn man die an oberster Stelle genannten Kennzahlen betrachtet: Kosten, Effizienz und Qualität.

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Was haben wir bloß mit der Prozessoptimierung angerichtet…

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Warnung: Dies ist keine Gutenachtlektüre für Prozessmanager. Die meisten Bücher über Prozessoptimierung heben die positiven Aspekte hervor: Ineffiziente, über lange Jahre gewachsene Prozesse werden schneller, billiger, kundenfreundlicher, und es kommt zu weniger Fehlern. Wer wollte das nicht?

Wenn jedoch Gunter Dueck mit dem Titel seines neuesten Buchs fragt: „Heute schon einen Prozess optimiert?“, dann meint er das nicht positiv. Er beschwört ein Bild von „finsteren Prozessoptimierern“, die die Geschäftsprozesse gnadenlos auf Effizienz trimmen und die Mitarbeiter zu reinen Bedienern komplett standardisierter Prozesse machen. Insgesamt bescheinigt er den deutschen Unternehmen große Erfolge bei der Prozessoptimierung. Allerdings habe der fast ausschließliche Fokus auf die Verbesserung der Abläufe dazu geführt, dass etablierte Unternehmen kaum noch echte Innovationen hervorbringen und nicht mehr zukunftsfähig sind. Auf die Herausforderungen der digitalen Transformation reagieren sie mit noch mehr Effizienzbemühungen, d. h. noch mehr vom Gleichen. Dabei handele es sich um eine ausgewachsene Systemneurose.

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Warten auf das nächste große Ding im Prozessmanagement?

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Seit kurzem kann bei BPTrends die neueste Ausgabe der Studie zum Stand des Prozessmanagements heruntergeladen werden. Sie erscheint alle zwei Jahre. Die insgesamt 129 Teilnehmer stammen aus der ganzen Welt, mit den Schwerpunkten Nordamerika und Europa. Da sie über die Website von BPTrends gewonnen wurden, dürfte es sich vorwiegend um Menschen handeln, die sich beruflich mit dem Thema Prozessmanagement befassen oder speziell dafür interessieren.

Als Grundtendenz stellte sich heraus, dass viele Unternehmen sich in der einen oder anderen Weise mit ihren Prozessen befassen – allerdings mit wesentlich weniger Enthusiasmus und weniger Engagement der Führungskräfte, als dies in der Vergangenheit der Fall war. Größere Prozessinitiativen, so die Beobachtung der Studien-Autoren

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Wie erreicht man die Akzeptanz von Geschäftsprozessen?

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Geschäftsprozesse, die von den Beteiligten nicht akzeptiert werden, werden nicht so durchgeführt, wie sie eigentlich festgelegt wurden – oder sie werden gleich gar nicht durchgeführt. Die vorliegende Veröffentlichung einer Dissertation an der Technischen Universität Ilmenau befasst sich mit der Frage, wovon Prozessakzeptanz abhängt.

In vielen Unternehmen lässt sich die Beobachtung machen, dass Prozesse nicht nach Vorschrift durchgeführt werden. Vielfach haben die Mitarbeiter „Workarounds“ geschaffen, mit denen die offiziellen Prozesse umgangen werden. Nicht immer muss dies zu schlechteren Ergebnissen führen. Manchmal haben die Mitarbeiter auch bessere Wege zum Erreichen des Prozessziels gefunden.

Wer die Wahl hat, verzichtet unter Umständen komplett darauf, einen Prozess durchzuführen, den er nicht akzeptiert.

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Gartner sieht breites Anwendungsspektrum für Process Mining

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Process Mining-Tools helfen herauszufinden, wie die Prozesse im Unternehmen ablaufen. Hierzu werten sie Ereignis-Protokolle aus den verschiedenen eingesetzten Anwendungssystemen aus. Im Gegensatz zu manuell erstellten Prozessmodellen, die das – nicht immer richtige – Verständnis der beteiligten Experten wiedergeben, lässt sich mit Hilfe von Process Mining der tatsächliche Prozessablauf aus vielen einzelnen Prozessinstanzen rekonstruieren.

In ihrem „Market Guide for Process Mining“ haben die Analysten der Firma Gartner fünf typische Anwendungsfälle herausgearbeitet:

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Kompakte Einführung in das Prozessmanagement

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Das Thema Prozessmanagement ist nicht neu. Die Herausforderungen der digitalen Transformation machen es heute aber wichtiger denn je, sich mit den Abläufen im Unternehmen auseinanderzusetzen. Traditionell funktionale Aufbauorganisationen sind nicht schnell und effektiv genug um in einem dynamischen und unsicheren Umfeld erfolgreich zu agieren, argumentiert Uwe Feddern in seinem neu erschienenen E-Book. Der beste Weg zur Umsetzung neuer Digitalisierungsstrategien führt über die Prozesse.

Auf nur 63 Seiten gelingt es dem Autor, alle wesentlichen Aspekte des umfassenden Themengebiets „Prozessmanagement“ gut verständlich zu erläutern. Es wird nicht nur die Frage beantwortet, warum sich Unternehmen neu organisieren müssen, sondern auch,

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Weg mit den Prozessmodellen?

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Vor einigen Tagen stolperte ich über einen Blog-Beitrag mit dem Titel „Time to Stop Using Business Process Models“ . Diese provokative Aufforderung stammt nicht von irgendwem, sondern von dem recht bekannten BPM-Experten Keith Swenson, der unter anderem bei der Workflow Management Coalition (WFMC) an zahlreichen BPM-Standards mitgewirkt hat. Er hat zahlreiche Bücher veröffentlicht, darunter viel beachtete Werke zum Thema „Adaptive Case Management“ (ACM).

Der Beitrag war der Auftakt zu einer ganzen Reihe von Blog-Posts mit Auszügen aus einem neuen Buch, das demnächst erscheinen wird. In den bisher erschienenen Posts argumentiert er, dass die heute verwendeten Modelle zu starr sind und daher Veränderungen verhindern. Letztlich sei ein Prozessmodell nicht viel anders als ein Computerprogramm. Einfache grafische Modelle seien zwar leichter verständlich als Computercode, doch ab einer gewissen Größe und Komplexität gehe der Vorteil der Übersichtlichkeit verloren.

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Prozessoptimierung 4.0 – Auf dem Weg zu selbstlernenden Prozessen

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Der Autor dieses Buchs lässt keinen Zweifel daran, dass es bei der Digitalisierung von Unternehmen ganz wesentlich auf die Prozesse ankommt: „Sie können an vielen Stellen ansetzen, wenn Sie ein Unternehmen verändern wollen. Setzen Sie an den Prozessen an, dann betätigen Sie den mit Abstand größten Hebel.“ Er arbeitet heraus, welche Möglichkeiten die zunehmende Automatisierung und Integration der Prozesse bieten, insbesondere wenn sämtliche Komponenten entlang der Prozessketten mit Sensoren ausgestattet sind. Prozesse werden zunehmend zu neuen Prozessketten vernetzt. Z. B. kommen bei selbstfahrenden Autos Automotive- und Telekommunikationsprozesse zusammen. Auch die Individualisierung von Produkten und Dienstleistungen bis hin zur Losgröße 1 erfordert ausgeklügelte Prozesse.

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