Connecting BPMS with RPA – using Bonita and UIPath

Robotic Process Automation (RPA) is very popular for automating routine tasks. However, RPA is not very good at controlling entire end-to-end-processes. This is the realm of Workflow or Business Process Management Systems. Therefore, it can be a good idea to connect BPMS with RPA. The BPMS manages the overall process flow. The different tasks in the process can either be user tasks or system calls via interfaces – or tasks that are performed by RPA bots.

The latest version of the BPMS Bonita (community edition) contains connectors to the RPA system UIPath. Vice versa, UIPath also provides connectors to Bonita. I have tested this integration using the following two examples:

  1. In the first example, order data are provided as Excel sheets. They are read by an RPA bot. Then the bot starts a Bonita process and hands over the order data.
  2. In the second example, a Bonita process calls an RPA bot in order to retrieve a currency exchange rate from a website.

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Warum man eine Workflow-Engine braucht

Systeme zur Prozessausführung, meist als Workflow- oder Business-Process-Management-Systeme (BPMS) bezeichnet, können eine zentrale Rolle für die digitale Transformation von Unternehmen spielen. Dennoch gibt es Vorbehalte gegen den Einsatz derartiger Systeme. So gab es in der Vergangenheit oftmals schlechte Erfahrungen mit schwergewichtigen, zentralen Plattformen. Und im Zusammenhang mit modernen Microservice-Architekturen befürchten viele Entwickler, dass ein BPMS die möglichst unabhängigen Microservices zu eng aneinander koppelt.

Bernd Rücker gelingt es in seinem englischsprachigen Buch diese Vorbehalte zu entkräften. Dabei setzt er auf den Einsatz leichtgewichtiger, „Entwickler-freundlicher“ BPMS. Als Mitgründer der Firma camunda verfügt Rücker über jahrelange Erfahrung aus zahlreichen Kundenprojekten. Die Ausführungen in dem Buch sind aber unabhängig von einem bestimmten Produkt für jede Prozessautomatisierungsinitiative relevant.

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Rettet Intelligent Automation die Welt?

Dem Zusammenwachsen verschiedener Technologien im Umfeld der Automatisierung werden immense Potenziale zugeschrieben. Folgt man den Autoren des vorliegenden englischsprachigen Buchs, so ergeben sich spannende Möglichkeiten nicht nur für Unternehmen. Sie betrachten „Intelligent Automation“ vielmehr als einen Schlüssel zur Lösung wichtiger Menschheitsprobleme, wie die Bewahrung der Umwelt und den Aufbau einer menschlicheren Gesellschaft.

Unter „Intelligent Automation“ (IA) oder „Hyperautomation“ wird dabei die Kombination verschiedener Methoden und Technologien zur Abwicklung kompletter Unternehmensprozesse verstanden. Zu den eingesetzten Technologien gehören maschinelles Lernen, Low-Code-Plattformen, Business-Process-Management-Systeme (BPMS), Robotic-Process-Automation (RPA), Cloud-Computing und viele mehr.

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Hyperautomation mit Low-Code-Plattformen

Zu den Beschäftigungen von Marktanalysten gehört die Erfindung neuer Begriffe. Aktuell ist der Begriff „Hyperautomation“ beliebt. Er steht kurz gesagt für die Verbindung verschiedener Technologien, wie Business-Process-Management-Systeme (BPMS), Robotic-Process-Automation (RPA), künstliche Intelligenz und Low-Code-Entwicklung. Da das vorliegende Buch von dem Low-Code-Anbieter Appian herausgegeben wurde, drehen sich viele Beiträge um den Einsatz von Low-Code-Technologie. Dabei wird keine Werbung für bestimmte Produkte gemacht. Vielmehr wird das Thema aus den unterschiedlichen Blickwinkeln von Anwendern, Beratern, Analysten und IT-Experten beleuchtet, weshalb sich die Lektüre durchaus lohnt.

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PragmaDev Process verifiziert BPMN-Modelle

Mit diesem von der Pariser Firma Pragmadev entwickelten Tool kann man BPMN-Modelle überprüfen, Modellierungsfehler finden und sicherstellen, dass bei der Ausführung des Modells festgelegte Bedingungen eingehalten werden. Beispielsweise ermittelt das Tool die Zahl sämtlicher möglichen Ausführungspfade. Ist diese Zahl sehr hoch, deutet dies auf ein zu komplexes Modell hin. Auch nicht erreichbare Pfade können gefunden werden.

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Der prozessgesteuerte Ansatz als Schlüssel zur Überwindung technischer Schulden

In diesem sehr lesenswerten Beitrag beschreibt Volker Stiehl das Potenzial prozessgesteuerter Anwendungen zur Realisierung digitaler Geschäftsmodelle und zur Überwindung technischer Schulden.

Er beginnt mit einem ganz aktuellen Beispiel: Derzeit gibt es ständig neue Ankündigungen zu Fördermaßnahmen, mit denen die wirtschaftli­chen Auswirkungen der Corona-Krise abgemildert werden sollen. Zur Abwicklung der entsprechenden Verfahren ist IT nötig. Und da es sich vielfach um ganz neue Verfahren handelt, gibt es hierfür keine Standardlösungen. Die in den Behörden vorhandenen Systeme lassen sich auch nicht so einfach anpassen. Also werden komplett neue Lösungen erstellt, und zwar mittels herkömmlicher Programmierung. Die entstehenden Systeme sind später ebenso schwer wartbar und anpassbar wie die bisherigen. In der Krise wachsen also nicht nur finanziellen Schulden, sondern es werden auch immer mehr technische Schulden angehäuft.

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Optimierte Abläufe in der Produktion mit IoT und BPMS

Ein interessanter Ansatz zum Einsatz einer Process Engine im Produktionsbereich wird in diesem Beitrag der Zeitschrift „Informatik Spektrum“ beschrieben. Es wird dargestellt, wie die Bedienung von Anlagen verbessert werden kann, indem Daten und Ereignissen aus dem Internet of Things (IoT) mit einem BPM-System verknüpft werden. Dabei werden die von Anlagenbedienern durchzuführenden Prozesse in BPMN modelliert und durch eine Process Engine gesteuert.

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Weg mit den Prozessmodellen?

Vor einigen Tagen stolperte ich über einen Blog-Beitrag mit dem Titel „Time to Stop Using Business Process Models“ . Diese provokative Aufforderung stammt nicht von irgendwem, sondern von dem recht bekannten BPM-Experten Keith Swenson, der unter anderem bei der Workflow Management Coalition (WFMC) an zahlreichen BPM-Standards mitgewirkt hat. Er hat zahlreiche Bücher veröffentlicht, darunter viel beachtete Werke zum Thema „Adaptive Case Management“ (ACM).

Der Beitrag war der Auftakt zu einer ganzen Reihe von Blog-Posts mit Auszügen aus einem neuen Buch, das demnächst erscheinen wird. In den bisher erschienenen Posts argumentiert er, dass die heute verwendeten Modelle zu starr sind und daher Veränderungen verhindern. Letztlich sei ein Prozessmodell nicht viel anders als ein Computerprogramm. Einfache grafische Modelle seien zwar leichter verständlich als Computercode, doch ab einer gewissen Größe und Komplexität gehe der Vorteil der Übersichtlichkeit verloren.

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Prozessmodelle konfigurieren digitalen Assistenten

Das Thema Sozialversicherungen ist sehr komplex. Um insbesondere kleinere Arbeitgeber über ihre Rechte und Pflichten zu informieren, wurde im Auftrag des Bundesarbeitsministeriums das „Informationsportal für Arbeitgeber“ geschaffen. Soll etwa ein Beschäftigungsverhältnis geändert werden, so muss man einige Fragen beantworten und erfährt dann, wie sich der jeweilige Fall auf die Sozialversicherungspflicht auswirkt. Der Fragenkatalog ist dynamisch. So bestimmen die bereits gegebenen Antworten, welche Fragen als nächstes gestellt werden. Das Besondere bei diesem digitalen Assistenten: Die Oberfläche und die dahinter liegende Logik sind nicht individuell programmiert, sondern aus einem BPMN-Prozessmodell generiert worden.

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Gartner sieht nicht viel Neues auf dem BPMS-Markt

Im jüngsten Magic Quadrant, den die Analysten von Gartner zum Thema „Intelligent Business Suites“ zusammengetragen haben, findet sich nicht viel Neues. Die Beschreibungen der Fähigkeiten, die derartige Plattformen mitbringen sollten, wurde weitgehend unverändert übernommen.

Diese Liste ist allerdings recht umfassend. Strukturierte und unstrukturierte Prozesse, Prozessanalysen, flexible Anpassung laufender Prozessinstanzen, Internet der Dinge, „Low Code“-Development durch „Citizen Developers“ – es fehlt kaum ein Schlagwort im Zusammenhang mit Prozesstechnologien und Anwendungsentwicklung. Nicht alle Anbieter können bereits heute diese komplette Feature-Palette anbieten. So vermerkt Gartner sogar bei einem der Systeme aus dem „Leader“-Quadranten, dass die Fähigkeiten zur Entscheidungsunterstützung und zur Ereignisverarbeitung bislang noch vergleichsweise beschränkt seien.

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